Una delle prime esigenze quando si decide di fare uso di un software gestionale è che rispecchi il più possibile le metodologie secondo cui la propria azienda opera.
Che sia studiato appositamente per il nostro business, insomma.
In modo da non dover stravolgere i processi cambiandoli dopo anni e anni, generazioni e generazioni, secoli e secoli (non siamo forse ancora destabilizzati dall’introduzione dei calcolatori?).

La realtà è però diversa e ci si presenta brutalmente attraverso la voce di un tecnico, uno sviluppatore, un consulente informatico: è impossibile creare un software totalmente pensato per una sola azienda, oltre che antieconomico sia per la Software House che per il Cliente stesso.
I motivi non sono difficili da intuire.
Ovviamente un prodotto ad personam implicherebbe dei costi di manutenzione e di sviluppo insostenibili, che si ripercuoterebbero inevitabilmente sul portafoglio del committente o sulla qualità del prodotto.

L’errore sta proprio alla base e per spiegarlo dobbiamo scomodare concetti metafisici, metalinguistici, filosofici, direi: cosa si intende per “software personalizzato”?

La customizzazione non sta tanto nell’avere un programma che rispetti dei parametri da noi imposti in modo da rispecchiare i nostri processi produttivi secondo le nostre regole interne e le nostre metodologie, quanto nell’adattabilità di un software “universale” a specifiche esigenze.

Un software personalizzato è in grado di crescere con la nostra azienda. Può essere integrato andando ad ampliare i settori che nel nostro caso rivestono maggiore importanza.

Attenzione però: l’avvicinamento deve essere reciproco. Da una parte un software personalizzato si adatta al profilo della nostra azienda, dall’altro un’azienda con una visione a lungo termine deve essere in grado di apportare dei cambiamenti, a livello metodologico e di processi, che si prestino all’utilizzo del software stesso.

Cambiare, se significa migliorare, è un bene.

Cosa significa “software personalizzato”? Non è un programma creato specificatamente per il nostro business, ma uno strumento capace di adattarsi progressivamente alle nostre esigenze.

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Software personalizzato: il segreto sta nei moduli

Dopo le doverose premesse, rimane da capire come vengono customizzati, questi gestionali.

Un metodo molto efficace è quello di dargli una struttura modulare, che possa quindi essere arricchita di nuove funzionalità a seconda delle esigenze. Più moduli si hanno a disposizione, più sarà facile andare ad agire solo dove ce n’è veramente bisogno. Il risultato? Un programma che rispecchi il più possibile l’azienda dalla quale è utilizzato e un notevole risparmio economico.

Con un software personalizzato infatti si apre la strada al pay per use, concentrandosi solo sulla crescita delle aree di maggior interesse.

Quali sono i campi che si prestano all’uso di un software modulare?

Amministrazione, finanza e controllo:

In questo frangente risultano molto utili software E.R.P. (Enterprise Resource Planning) e C.R.M. (Customer Relationship Management).
Questi programmi possono solitamente essere integrati con specifiche funzionalità contabili e di assistenza alle vendite e agli acquisti.

Grazie alle loro componenti è più facile monitorare i movimenti della forza vendita (nonostante le nuove modalità con cui oggi si fa marketing, la vendita diretta rimane uno degli elementi più importanti per il successo di un business).
L’utilizzo di un software personalizzato in questa specifica area di interesse risulta inoltre molto utile per l’intervento diretto sui vari processi: grazie a report e statistiche infatti è più facile avere una visione d’insieme;

Ambito produzione:

Qui trova impiego il software M.R.P. (Material Requirements Planning).
Permette di avere controllo sul funzionamento effettivo dei macchinari e di intervenire nel processo produttivo grazie alla possibilità di comunicare trasversalmente tra i vari reparti;

Business Intelligence:

Grazie a moduli focalizzati unicamente su questo campo, da ciascun ambito di utilizzo di un software personalizzato si possono raccogliere grandi quantità di dati.

Tutte queste informazioni verranno processate e analizzate per produrre report, statistiche e documentazione specifica. Grazie alla data analysis è possibile prendere decisioni a livello logistico, apportare cambiamenti sulla base di osservazioni oggettive sulle problematiche della nostra azienda.

Una corretta interpretazione dei dati è fondamentale per la crescita di un business. Il vantaggio offerto dall’utilizzo di un software si ha sia sul piano numerico (se ne possono processare molti di più), sia su quello qualitativo (si prendono in considerazione più parametri ed è più facile filtrare le informazioni).

La personalizzazione avviene attraverso la gestione di diversi moduli. E.R.P, C.R.M, M.R.P. possono adattarsi alle nostre esigenze e comporsi solo di ciò di cui effettivamente necessitiamo.

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Conclusioni 

Quando si tratta di scegliere qualcosa per noi stessi o per il frutto del nostro lavoro, la parola chiave è unicità.
Si ricerca qualcosa che sia pensato appositamente per noi e per le nostre esigenze. Nel caso di un abito da cerimonia lo si può fare nel vero senso della parola.

Quando si tratta di programmi però, il concetto si sposta: un software personalizzato non è quello sviluppato appositamente per un unico business, ma quello in grado, a partire da una base standardizzata, di crescere con un’azienda.
Si tratta di un programma che può essere integrato e ampliato rispondendo alle esigenze specifiche dell’ambiente in cui è utilizzato.

Trattandosi però di un mezzo artificiale, il migliore dei gestionali richiede comunque la partecipazione da parte dell’azienda: i processi si devono trasformare, le metodologie devono trovare un compromesso.

A partire da questa base, sarà possibile integrare il proprio gestionale con le funzionalità che più si confanno al nostro business.
I software che più si prestano a questo procedimento sono quelli modulari: di volta in volta si va ad aggiungere solo ciò che è strettamente necessario, solo ciò che verrà effettivamente utilizzato nella nostra realtà lavorativa. Gli ambiti di applicazione di una tecnologia di questo tipo sono molteplici: da quello finanziario, a quello produttivo. Dalla contabilità alla business intelligence.

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