L’Italia detiene il primato in molte classifiche poco lusinghiere. Può vantarsi però di essere pioniera nell’adozione dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Lo ricorderà sicuramente chi ha dovuto combattere contro le insidie del Sistema di Interscambio: fin dal 2015 nel nostro paese la fattura elettronica è divenuta obbligatoria nelle relazioni con la pubblica amministrazione. Successivamente, dal primo gennaio dello scorso anno, l’obbligatorietà si è estesa anche alle aziende e ai privati.

I nostri colleghi europei invece hanno preferito non introdurre in pianta stabile il sistema elettronico. Fino ad oggi.
La nuova decina degli anni 2000 porterà infatti alla progressiva uniformazione di tutti gli stati europei alla fatturazione elettronica, almeno per quanto riguarda i rapporti interstatali. La Commissione Europea ha scelto il sistema PEPPOL, standard a cui entro la fine dell’anno aderiranno ben 11 paesi: Austria, Danimarca, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Italia, Norvegia, Portogallo, Svezia e Regno Unito.
Si tratta dei membri di OpenPEPPOL, associazione istituita nel 2012. In questo modo si punta ad avviare la trasmissione delle fatture verso l’amministrazione pubblica di altri stati membri, facendo riferimento a una piattaforma comune.

Entro la fine del 2020 tutta Europa adotterà la fatturazione elettronica per gli scambi interstatatli. Con il progetto PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) si è creato un formato standard a cui ben presto aderiranno gli 11 paesi che fanno parte dell’associazione OpenPEPPOL.

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Di cosa si tratta quando parliamo di PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) è un sistema di scambio dati concepito per garantire la sicurezza nell’invio e la ricezione di documenti elettronici.
Il sistema PEPPOL supporta il formato UBL 2.0 (Universal Business Language), quello che verrà adottato per le fatture elettroniche.
Attualmente in Italia viene utilizzato il formato XML, di cui UBL è un sottoinsieme. Per garantire la conformità legale dei documenti emessi dal nostro Stato, sono state mappate le differenze di sintassi tra lo standard europero e la fattura PA.
Sono sufficienti i dati “core” e per queste informazioni si sono valutate restrizioni o estensioni in base alla normativa in atto in ciascun paese.

Già con la Direttiva Europea 2014/55/UE dal 18 aprile 2019 gli enti pubblici e gli organi centrali nostrani (o le aziende private che agiscono da enti aggiudicatori) hanno dovuto predisporre i propri sistemi a ricevere e gestire il formato supportato da PEPPOL.

Per inviare una fattura elettronica all’estero, infatti, bisogna adottare questo tipo di sistema. In Italia per il momento (fin dal 2017) sono solo gli enti regionali dell’Emilia Romagna ad aver adottato la piattaforma per l’emissione di ordini e DDT (Documenti Di Trasporto).

Il sistema PEPPOL è una rete di scambio dati che garantisce la sicurezza della documentazione elettronica inviata e ricevuta. Supporta il formato UBL 2.0, derivante dall’XML.

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Come funziona il sistema PEPPOL?

In Italia la PEPPOL Authority è l‘AgID (Agenzia per l’Italia digitale). Questo ente ha il ruolo fondamentale di:

• Coordinare le attività finalizzate all’adozione della piattaforma PEPPOL nell’ambito pubblico;
• Definire le modalità di interoperabilità tra i diversi stati;

Le aziende che vogliano proporsi come Access Point Provider per il sistema PEPPOL devono ottenere da AgID una certificazione. Sul sito dell’authority esiste l’elenco completo di queste realtà.

Ma andiamo con ordine: a cosa serve l’Access Provider?

La struttura del sistema PEPPOL è simile a quella del SDI e, al momento di emissione della fattura, richiede quattro azioni:

• Attivazione di un account da parte del mittente. Per farlo dovrà ricorrere a un Access Point Provider (eccone spiegata l’utilità) che, come già detto, deve essere certificato;
• Accesso alla dashboard del provider e compilazione del documento. Tra le informazioni richieste ci saranno le coordinate PEPPOL del destinatario, di cui quindi si deve essere in possesso;
• Invio del documento. Il procedimento ne prevede un primo invio al proprio Access Point, che lo elaborerà e lo inoltrerà al destinatario;

A stabilire la corrispondenza tra i due Access Point è l’SMP (Service Metadata Publisher), che verifica la correttezza dell’indirizzo di destinazione. Una volta recapitato il documento, il destinatario riceve una notifica e può procedere al download.

Al momento in Italia le aziende seguono proprio questo procedimento per l’invio di fatture elettroniche all’estero. È necessario però inviare una seconda copia del documento in formato XML all’Agenzia delle Entrate. L’obiettivo a lungo termine è quello di integrare i due servizi, consentendo il doppio invio con una sola azione.

Il funzionamento del sistema PEPPOL è simile a quello del SDI. Per prima cosa ciascuno dei soggetti deve fornirsi di un account rivolgendosi a un Certified PEPPOL Access Point Provider. Poi tramite la dashboard che gli viene messa a disposizione, può procedere all’invio del documento fiscale al destinatario, che verrà allertato da una notifica.

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I vantaggi del sistema PEPPOL

Come già accaduto con l’introduzione della fattura elettronica, anche l’adozione di un sistema standardizzato a livello europeo porterà con sé importanti benefici. I principali vantaggi del sistema si possono riassumere nei seguenti punti:

• Abbattimento della burocrazia e maggiore linearità negli scambi interstatali;
• Riduzione dei costi di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture;
• Incentivazione a un’ulteriore digitalizzazione per aziende e PMI;
• Importante crescita nell’automazione dei flussi di lavoro e successiva possibilità di analisi dei dati relativi ai rapporti di business intrattenuti con partner internazionali.

La standardizzazione a livello europeo della fatturazione elettronica porterà importanti vantaggi. Oltre alla riduzione dei costi di gestione e all’abbattimento della burocrazia, si avranno ripercussioni positive sulla BI.

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Conclusioni

Con l’introduzione del sistema PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) si punta a stabilire uno standard europeo per la fatturazione elettronica tra stati membri. L’obiettivo è favorire le interazioni al di là dei confini nazionali, semplificando i processi. La piattaforma si configura come un tramite sicuro per l’invio e la ricezione dei documenti fiscali. Il formato supportato è UBL 2.0, derivato dell’XML.

Entro la fine del 2020 gli undici stati aderenti all’associazione OpenPEPPOL prenderanno parte alla nuova metodologia.

In Italia la PEPPOL Authority è AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Solo l’authority può rilasciare la certificazione necessaria agli organismi che vogliono proporsi come Access Point Provider. Tramite questi sarà possibile, per le aziende che usufruiranno della piattaforma, ottenere un account e trasmettere quindi i documenti fiscali al destinatario.

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