Le piccole e medie realtà aziendali hanno a che fare tutti i giorni con aspetti delicati, che ne minano produttività ed efficienza più di quanto avvenga in contesti più strutturati.
Di cosa stiamo parlando? Chi di voi lavora nel settore, sicuramente lo immagina: la gestione delle commesse.

La questione riguarda tutte quelle imprese che affrontano gli incarichi a piccoli step, realizzando prodotti “su misura”.
Porta con sé aspetti spinosi: da una parte la partecipazione attiva del cliente, committente, che in base alle proprie necessità e alle proprie osservazioni può intervenire sugli aspetti pratici e può richiedere modifiche; dall’altra la comunicazione interna all’azienda, che avendo a che fare con un lavoro in fieri deve essere sempre in grado di informare chi di dovere sulla necessità di azione.

La gestione delle commesse è quindi “roba” per pochi calmi organizzatori esperti.
Già la presenza di così tanti aggettivi ne suggerisce la complessità. Nell’era del digitale, però, tutto è più semplice.
L’epoca in cui esistono macchine che si guidano da sole, ci viene in aiuto con utili strumenti: per ogni problema esiste una soluzione… anche quando si tratta di organizzazione e gestione!

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Gestione delle commesse: quali sono i problemi…

• Verba volant… scripta pure.
  Una delle questioni più spinose è la gestione della documentazione. Un lavoro non definito nei minimi particolari, che viene delineato man mano che si procede, genera necessariamente molte scartoffie.
  Che si tratti di documenti ufficiali o di comunicazione interna all’azienda per inoltrare nuove richieste o variazioni, il rischio di perdita di materiale cartaceo è molto alto. Ad esso si accompagna la possibilità di ritardi nella diffusione di informazioni tra i vari reparti, che può incidere negativamente sulla buona riuscita di un progetto;
• Occhio non vede… progetto ne duole.
  Spesso quando collaborano allo stesso progetto unità diverse dell’azienda, la gestione delle commesse può risultare pesante dal punto di vista dei costi.
  È difficile riuscire a tenere sotto controllo la produttività di individui e di macchinari. Si rischia così di incorrere in sprechi per quanto riguarda l’impiego del personale e l’organizzazione degli incarichi;
• Senza lilleri un si lallera (Senza soldi non si va lontano).
  Mai proverbio fu più azzeccato quando si tratta di gestione delle commesse. Si parte con un budget definito: le aggiunte, i cambiamenti, le spese impreviste non fanno che assottigliarlo.
  La visione d’insieme sulle entrate e sulle uscite necessarie per poter amministrare al meglio le risorse monetarie disponibili è spesso impossibile da avere per un comune mortale. Il risultato? Non si risparmia e non si guadagna mai quanto si potrebbe.

Scartoffie, rapporti con il cliente, con il personale, amministrazione del budget aziendale: questi sono i principali problemi a cui ci si trova a far fronte quando si parla di gestione delle commesse.

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… E quali le soluzioni per la gestione delle commesse?

• C.R.M. (Customer Relationship Management).
  Se ben studiato un software di questo tipo può risolvere il problema dell’archiviazione dei documenti e portare a una riduzione dei tempi di comunicazione interaziendale, se accessibile a tutti i membri dello staff.Questi programmi sono studiati anche e soprattutto per meglio gestire i rapporti con i clienti.
  Un buon C.R.M. consente l’archiviazione dei contatti aziendali in categorie separate in modo da poter gestire campagne marketing personalizzate e fornisce statistiche utili agli addetti ai lavori per calibrare le future strategie;
• M.R.P. (Material Requrements Planning).
  Secondo software salva-progetto.
  Con un programma di questo tipo si ha la visione d’insieme sul processo produttivo, potendo intervenire direttamente sui flussi di lavoro e, quindi, rendendo più efficienti possibile le risorse (umane e non);
• E.R.P. (Enterprise Resource Planning).
  Eccoci al tasto dolente: il vil denaro.
  Un software ERP affianca il lavoro contabile e permette di filtrare gli ambiti di impiego delle risorse economiche. È possibile prendere visione dei tempi e del budget destinati al singolo cliente o monitorare gli acquisti interni. Anche a livello amministrativo vengono processati dati provenienti da diversi ambiti, in modo da dare i mezzi per un’analisi finanziaria accurata;

Utilizzare software gestionali specifici per ognuno degli aspetti coinvolti in un lavoro su commissione, può sgravare il carico di lavoro dei capi-reparto e rendere il processo nel complesso più efficiente.

Conclusioni

Chi è a capo di una piccola o media azienda sa benissimo quali sono le problematiche da affrontare quando si parla di gestione delle commesse.
Oltre alle difficoltà che si possono incontrare nello svolgere il lavoro specifico, una serie di aspetti come il rapporto ravvicinato con il cliente, la presenza di grandi moli di documenti e di fasi di produzione distinte, gravitano attorno al corretto svolgimento dell’incarico.

Un modo per affrontare il problema traendo anche un vantaggio in termini di raccoglimento e analisi dei dati è quello di servirsi di software specifici: CRM, MRP. e ERP sono strumenti in grado di intervenire su ciascuna delle problematiche illustrate, alleggerendo il lavoro dell’intero team e permettendo un monitoraggio costante per ogni step.

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