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Se anche tu usi abitualmente i termini "software gestionale" e "software E.R.P." in modo intercambiabile, sarai stupito di sapere che ci sono delle differenze. Eccole raccolte qui sotto!
In cosa differiscono software gestionale e software ERP (Enterprise Resource Planning)? Sembra di proporre un confronto tra due sinonimi… in realtà, pur essendo intercambiabili nel linguaggio comune, questi termini si riferiscono a concetti diversi. Più precisamente il secondo è una versione migliorata del primo, la “digievoluzione” di quello che un tempo era il gestionale “classico”.
Cosa hanno in comune? In entrambi i casi si parla di applicativi impiegati per agevolare la gestione delle attività aziendali.
In cosa si discostano l’uno dall’altro? La differenza sta in due parole: integrabilità e automazione.
Con un software gestionale “ordinario” si sfruttano le potenzialità tecnologiche per portare avanti operazioni interne all’azienda, come ad esempio (uno dei casi più frequenti) gli adempimenti fiscali. Questi programmi sono in genere pensati per gestire un processo specifico (secondo il nostro esempio, la contabilità) o al massimo più processi di matrice comune. Per questo motivo si servono di banche dati diverse.
Questo meccanismo ha come conseguenza diretta la duplicazione dei dati qualora ci si serva della stessa informazione in ambiti differenti. Un programma così strutturato è più rigido: è regolato da una logica dipartimentale che ne determina la settorialità.
Un software ERP invece è concepito come un sistema integrato per automatizzare i processi aziendali.
Ciò si traduce nella possibilità di supportare varie attività, anche di natura diversa, grazie all’integrazione nativa dei processi operativi, strategici e direzionali. Ci si serve di un solo database, evitando così la duplicazione delle informazioni.
È proprio grazie all’integrabilità che si agisce direttamente sui flussi, si ha una visione di insieme che permette anche considerazioni organizzative altrimenti impossibili.
Su questo fronte agisce anche una seconda caratteristica che differenzia il software ERP dal gestionale comune, ovvero la modularità.
La possibilità di arricchire la versione “di base” con nuove funzionalità porta non solo a un risparmio complessivo, ma all’opportunità per la singola azienda di usufruire solo di quello che effettivamente le serve. Nessuno “spreco funzionale”, insomma. Vengono utilizzate tutte le feature e possono essere richieste funzioni ad hoc per il proprio business.
L’integrabilità consente di potersi riferire a un solo database e quindi di rendere disponibili gli stessi dati per tutti i processi, a prescindere dal loro ambito. Un software ERP è quindi concepito per evitare la duplicazione dei dati e nello stesso tempo dare la possibilità di condurre attività non legate allo stesso ambito.
Seconda differenza sostanziale tra un software gestionale e un software ERP sta nell’importanza che l’azione manuale riveste nel processo di gestione. Nel primo caso, spesso è richiesto un intervento diretto all’interno del flusso di lavoro, per l’inserimento e la modifica dei dati (o dei documenti).
Quando parliamo di software ERP invece, ci si riferisce a una realtà il cui scopo è giungere a un alto grado di automazione.
Con questo programma è possibile stabilire delle regole che guidino i processi e si muovano verso un obiettivo finale. Anche in questo senso, quindi, si ha un lavoro diretto sui flussi: si collegano i passaggi operativi evitando di dover compiere azioni manuali.
Un esempio può essere la presenza di un’app ERP che permetta ai venditori di poter tenere traccia della propria attività.
Solitamente è difficile che esista una funzionalità del genere in un software gestionale comune, quindi ognuno adotta il proprio metodo: si organizzano dei file che vengono mandati al backoffice che si occuperà di recepire le informazioni. Questa metodologia ha però due importanti conseguenze:
Altra possibilità di automazione riguarda l’ambito e-commerce.
Con un software ERP si apre la possibilità di creare un canale diretto con l’utente: aggiornamento automatico dei prezzi, possibilità di visualizzare gli articoli presenti in magazzino e lo storico degli ordini e, molto importante, la possibilità per il team di vendita di visualizzare il comportamento dell’utente per studiare nuove strategie.
Quest’ultimo aspetto ci offre un aggancio per illustrare l’ultima differenza tra software gestionale e software ERP: l’automazione consente di registrare e memorizzare una grande quantità di dati (data mining), che si prestato poi all’impiego di una business intelligence.
Grazie alla possibilità di automazione, con un software ERP si punta a collegare i passaggi operativi tra i vari processi, intervenendo direttamente sui flussi di lavoro e limitando l’azione manuale.
Anche se nel linguaggio comune software gestionale e software ERP sono utilizzati in modo intercambiabile, non si tratta di sinonimi. Il secondo è una sottocategoria del primo, a cui apporta migliorie e nuove funzioni.
È il concetto di base a cambiare tra i due applicativi: il primo viene generalmente impiegato per la raccolta e l’archiviazione dei dati e dei documenti. Immagazzina informazioni rendendole consultabili, ma è in grado di gestire un solo processo per volta, o comunque una serie di processi riferiti allo stesso ambito.
Il software ERP invece, coniuga all’archiviazione e all’immagazzinamento dei dati la possibilità di gestire sulla loro base più processi di natura differente. Grazie alla presenza di un solo database si evita la duplicazione delle informazioni. Inoltre stabilendo delle regole che scandiscano i processi, si è in grado di collegare passaggi operativi dei vari flussi di lavoro.
In poche parole, esattamente due, i vantaggi di un programma di questo tipo sono integrazione e automazione.
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