Il più grande spreco nel mondo è la differenza tra ciò che siamo e ciò che potremmo diventare
[Ben Herbster]

La filosofia Kaizen viene trapiantata nella nostra porzione di globo direttamente dall’oriente: deriva infatti dalla filosofia giapponese, e dalla lingua nipponica trae la propria etimologia. Kai significa “miglioramento, cambiamento”; Zen si traduce invece come “buono, migliore”. In poche parole, si tratta di un principio di crescita lenta, ma costante. Questa ideologia si staglia violentemente contro l’idea di innovazione propria del mondo occidentale, in cui il cambiamento implicato dal progresso è qualcosa di immediato e di rivoluzionario. Lo sconvolgimento improvviso che ci si aspetta da una trasformazione è infatti ben lontano da ciò che propone la filosofia Kaizen: ciascuno, identificando un problema organizzativo o operativo, può agire in modo non invasivo per apportare una modifica che determini un miglioramento. Si tratta di piccoli cambiamenti che non comportano ingenti investimenti di denaro o stravolgimenti delle logiche interne dell’azienda, ma che reiterati caso per caso da soggetti diversi e per lungo tempo, portano a una complessiva evoluzione del sistema in gioco.

La filosofia Kaizen è un principio di miglioramento costante e senza fine: ciascuno, in una catena di azioni volte a un risultato, può apportare delle piccole modifiche operative non sostanziali che abbiano l’effetto a lungo termine di un complessivo miglioramento del sistema.

La filosofia Kaizen nella piccola e media impresa

Con l’applicazione della filosofia Kaizen si sposta il focus dalla ristrutturazione finanziaria, spesso attuata per la risoluzione di problemi di varia natura che si verificano all’interno di un’azienda, a quella operativa. Più che sul prodotto, risultato finale di una serie di passaggi concatenati, l’attenzione viene focalizzata sul processo, legando il concetto di qualità a tutta la filiera di produzione, dal fornitore al cliente. È dunque scomponendo ogni processo in una serie di sotto-processi e studiandone lo svolgimento, i punti di forza e i punti deboli, che la filosofia Kaizen può trovare piena espressione: l’aumento della produttività è innescato da considerazioni relative agli aspetti che possono essere migliorati e a quale sia il modo migliore per farlo.

Parti dai piccoli processi e migliora costantemente la tua Azienda, attraverso la filosofia Kaizen.

Proprio perché si esplica all’interno di un flusso di azioni, la filosofia Kaizen risulta particolarmente adatta alla piccola e media impresa: in questo caso infatti essendoci una gerarchia meno complessa e una comunicazione più rapida tra le parti, il processo di miglioramento step by step è di più facile applicazione e soprattutto, può portare a risultati visibili in un lasso di tempo più contenuto rispetto a realtà più grandi. In che modo? Chiaramente, il meccanismo deve partire dall’alto, ma non nel modo in cui siamo soliti pensarlo. Nessuna direttiva, nessun ordine prestabilito. Il top management deve essere promotore e motivatore di un processo di cambiamento a lungo termine che arrivi a coinvolgere tutti i livelli dell’azienda, in particolar modo quelli alla base. La filosofia Kaizen predilige infatti il know how: coloro che svolgono materialmente i compiti, sono quelli che meglio di qualsiasi altra figura saranno in grado di mettere in luce malfunzionamenti e inefficienze. “Chi fa” è il primo portatore di miglioramento.

Questa particolarità, che si discosta dagli schemi classici in cui le direttive provengono dall’alto e ci si limita a un’esecuzione a cascata di mansioni preconfezionate, porta come effetto collaterale positivo un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, che si sentono incentivati a partecipare alla vita aziendale e coinvolti personalmente negli eventuali successi del business di cui fanno parte.

Il principio fondante della filosofia Kaizen è particolarmente adatto alla piccola e media impresa: dove il flusso di azioni dal basso verso l’alto è più rapido, il processo di cambiamento e miglioramento risulta semplificato e più efficiente, portando un’evoluzione del sistema riscontrabile in un tempo minore.

E cosa c’entrano i software?

Dopo questa full immersion nella filosofia orientale e nelle sue implicazioni nel business dei nostri giorni, la domanda sorge spontanea: cosa ha a che fare la filosofia Kaizen con l’utilizzo dei software aziendali?

Beh, la risposta è di facile intuizione: il principio di miglioramento continuo può essere applicato anche alla direzione dei software gestionali, garantendo quindi un’efficienza sempre crescente. La filosofia Kaizen in questo caso incrementa la produttività del singolo dipendente, portando alla semplificazione di processi ormai sterili per mancanza di spirito di iniziativa. È fondamentale infatti che ogni utilizzatore dei software gestionali, riscontrata un’inefficienza o un malfunzionamento, lo faccia presente e qualora ritenga di conoscere un modo migliore per affrontare la stessa problematica, proponga la propria soluzione. Nel caso specifico di programmi informatici, sarebbe ideale che i dipendenti fossero dotati di una certa autonomia operativa e decisionale: è molto utile che vengano organizzati dei corsi che illustrino l’esatto funzionamento di ogni software e forniscano delle nozioni base di programmazione per la modifica dei processi e delle funzioni. In questo modo, nel momento in cui venisse individuato un aspetto migliorabile, il singolo individuo potrebbe prendere l’iniziativa e dare il proprio contributo senza dover dare inizio a una scalata gerarchica infinita per ottenere l’approvazione dall’alto. Il tutto, sempre secondo il principio di effettuare modifiche poco invasive e che non sconvolgano l’organizzazione aziendale e la struttura generale dei singoli processi. In definitiva, ogni utilizzatore di un programma per la gestione aziendale, anziché interfacciarsi passivamente allo svolgimento del proprio compito e alla rilevazione di eventuali errori, dovrebbe porsi le seguenti domande:

• Cosa ha di sbagliato questo modus operandi?
• Cosa mi è più faticoso fare e per quale motivo?
• Quale può essere il mio contributo al miglioramento di questa procedura?

Se ciascuno si facesse queste domande e applicasse materialmente quanto emerso dalle risposte, si inizierebbe un processo di crescita e di evoluzione senza fine, il cui risultato sarebbe visibile sia in termini di velocizzazione dei processi, sia in termini di efficienza del singolo individuo.

L’applicazione della filosofia Kaizen alla gestione dei software aziendali prevede che ciascun utente, individuato un problema o un malfunzionamento, lo segnali e, in un contesto di maggiore libertà operativa e decisionale del singolo dipendente, apporti una modifica non sostanziale volta al miglioramento complessivo del sistema.

Conclusioni

La filosofia Kaizen è un principio di miglioramento lento ma costante, che se applicato ai moderni modelli di business può portare a buoni risultati in termini di aumento di produttività ed efficienza dei processi. Si basa sull’idea che ciascun individuo incaricato di svolgere un compito specifico, porti il proprio contributo qualora riscontri un malfunzionamento o un’anomalia. Riportato all’utilizzo dei software gestionali aziendali, questo principio fa sì che il singolo utilizzatore possa intervenire proponendo un miglioramento non invasivo e che non sconvolga l’organizzazione aziendale, volto alla semplificazione del processo complessivo.

Per poter garantire una maggiore applicabilità di questa filosofia, sarebbe auspicabile che i singoli operatori e dipendenti possedessero una conoscenza più approfondita dei programmi che utilizzano e avessero minime competenze tecniche per la riprogrammazione o la modifica di alcune funzioni di base.