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Capitolo 3 – Date e Firma Digitale: Cosa devo fare per essere a Norma?

Date Utili, Scadenze e Firma Digitale come devo gestirle? Vediamolo insieme in questo 3° capitolo dedicato all'amministrazione delle fatture elettroniche!


Capitolo 3 – Date e Firma Digitale:...

Bentornato nella lettura di questo nostro terzo capitolo dedicato alle Fatture Elettroniche.
Abbiamo finora visto, da dove partire con la fatturazione elettronica e come cambieranno i rapporti tra le aziende, i fornitori e i Clienti privati; inoltre abbiamo visto quali saranno i cambiamenti che avverranno in campo amministrativo.
In questo nuovo capitolo andremo ad approfondire come cambiano le date di gestione, come si modificano le scadenze per amministrare tutto il ciclo di fatturazione attivo e passivo e quali sono i casi in cui è necessario applicare la Firma Digitale nelle fatture elettroniche.

Posso annullare l’invio delle fatture elettroniche allo SDI entro una certa data?

Come abbiamo visto negli articoli precedenti, sappiamo che lo SDI effettua i controlli prima di confermarne l’effettiva emissione: esiste una sola casistica per la quale è possibile procedere con l’annullamento della fattura.

Se la fattura inviata NON passa i controlli dello SDI, poiché non correttamente compilata, la Fattura si considera NON emessa: pertanto il fornitore può procedere con la ri-trasmissione della stessa, correggendo i campi, senza attuare particolari protocolli.

Al contrario, se viene inviata una fattura e questa passa i controlli dello SDI, con relativa notifica di “ricevuta consegna”, il trasmettente dovrà emettere una “Nota di variazione” che passerà a sua volta sempre il SDI.
Il trasmittente, attraverso i codici “TD04” e “TD05”, identificherà se si tratta di una nota di credito, o al contrario di una nota di debito.

Va sottolineato, che in caso di scarto della “nota di variazione”, la Fattura precedentemente inviata NON perde di validità: in questo caso il trasmittente dovrà inviare nuovamente la “nota di variazione” entro 5 giorni effettivi.

Se la fattura viene scartata dallo SDI, posso inviare ancora la fattura; al contrario se la fattura viene correttamente processata devo emettere una “nota di variazione” che dovrà passare i controlli dello SDI. Nel caso la “nota di variazione” venisse scartata, posso correggere quest’ultima entro 5 giorni effettivi.

Dove trovo le date di Ricezione delle Fatture Elettroniche?

Nel caso in cui la fattura sia stata correttamente processata dallo SDI, il Sistema stesso procede con l’invio del documento al ricevente. Successivamente, sempre lo SDI inoltra al trasmittente una notifica di “ricevuta di consegna”, all’interno della quale viene indicata anche la data di ricezione della fattura da parte del destinatario.

La data di ricezione della fattura è contenuta all’interno della “ricevuta di consegna” visibile al trasmittente della stessa.

Come regolo i pagamenti delle fatture elettroniche, se le date di recezione sono differenti a seconda dei canali d’invio?

fatture elettroniche: come gestisco i pagamenti?

Stabilisci nel tuo contratto come dovranno avvenire i pagamenti: non aspettare la data di recezione delle fatture elettroniche

Il provvedimento del 30 Aprile 2018 precisa che in relazione al canale scelto per l’invio della fattura, la ricezione della stessa varia. Infatti la data di Ricezione del Documento al cliente coincide con la data in cui lo SDI recapita la Fattura.

Vediamo insieme le date di ricezione in relazione ai diversi canali scelti:

  • Canale PEC: la data indicata nella ricevuta di consegna inviata allo SDI dal gestore della Pec del Ricevente;
  • Servizio SDICoop: la data e l’ora presenti all’interno della “response”;
  • Canale SDIFtp: la data e l’ora in cui termina con successo la trasmissione della fattura;
  • Mancato Recapito: la data di presa visione da parte del cessionario/committente della fattura sul sito web dell’Agenzia delle Entrate;
  • Per i soggetti esonerati: la data di messa a disposizione all’interno dell’”Area Riservata” nel sito web dell’Agenzia delle Entrate.

Ai fini della gestione del pagamento, la data di ricezione della fattura non è l’unico parametro da considerare: infatti, è importante stabilire a livello contrattuale le condizioni di pagamento, ed eventualmente inviare in modo autonomo la richiesta di pagamento.

A seconda del canale utilizzato per la ricezione delle fatture elettroniche, variano le condizioni di pagamento, pertanto è importante stabilire nel contratto quando deve avvenire il pagamento stesso.

FIRMA DIGITALE: è vero che le fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente firmate?

No. È richiesto di apporre la firma digitale solo in caso di emissione della fattura verso la Pubblica Amministrazione; nei rapporti tra B2B e B2C non è richiesta l’apposizione della firma nel documento.
In caso di emissione di Fattura verso PA, la firma Digitale deve essere qualificata: ovvero deve essere in grado di dare un valore al campo “signinig time” (identificando la data e l’ora di “siglatura”), e il campo “time zone” (il parametro di riferimento temporale).
Nel caso in cui la fattura, firmata digitalmente venisse scartata dallo SDI la fattura NON viene considerata Emessa.

La Firma Digitale non è sempre obbligatoria; in caso di scarto dallo SDI la fattura NON viene considerata emessa.

FIRMA DIGITALE NEL B2B: una Srl può usare una qualsiasi Firma Digitale oppure è necessaria la firma dell’amministratore o dei delegati?

A differenza di quanto avviene nei confronti della Pubblica Amministrazione, la Legge di Bilancio 2018 dichiara che nei rapporti tra Aziende (quindi nel B2B) NON vi è obbligo di utilizzo della Firma Digitale.
Nel caso di utilizzo, lo SDI ne verificherà la validità; se il Sistema rilevasse la NON conformità della firma apposta procederà con lo scarto della fattura.
I formati riconosciuti dal sistema di interscambio sono i seguenti:

  • CADES-BES (Cms Advanced Electronic Signatures) come previsto dalla normativa vigente e Certificato di utilizzo rilasciato dall’Agenzia delle Entrate;
  • XADES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) come previsto dalla normativa vigente.

La firma dovrà appartenere a colui che emette la fattura:

  • Al cedente/prestatore se sta direttamente emettendo la fattura;
  • Al Rappresentate legale se è il caso di una Società;
  • Al terzo incaricato se ha ricevuto l’opportuna delega da parte del cedente/committente;

Ad ogni modo, indipendentemente da chi appone la firma sul documento, la Responsabilità Fiscale resta in capo al cedente/prestatore.

Nei rapporti tra B2B, la firma Digitale nella fattura NON è obbligatoria, a differenza dei rapporti nei confronti della Pubblica Amministrazione che è necessaria.
La Responsabilità Fiscale resta in capo del cedente/prestatore, a prescindere da chi pone la firma nel Documento.

In conclusione…
  1. L’invio NON è annullabile se la fattura è già stata correttamente processata dallo SDI, dunque è necessario procedere emettendo una “Nota di Variazione” allo SDI;
  2. La data di ricezione delle fatture è notificata nella “Ricevuta di Consegna” visibile al trasmittente della stessa;
  3. Le condizioni di pagamento vanno stipulate nel contratto, in quanto le date di ricezione della fattura variano a seconda del canale di ricezione;
  4. La firma digitale NON è obbligatoria nel B2B e B2C, ma è necessaria nella PA;
  5. La Responsabilità Fiscale è del cedente/prestatore, a prescindere da chi pone la firma digitale nella fattura.
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