Nel corso di queste settimane ci siamo addentrati nei fitti misteri della Fatturazione Elettronica e ne siamo usciti, almeno speriamo, con qualche dubbio in meno. Al centro della nostra attenzione, come tematiche centrali dei quattro Capitoli dedicati all’argomento, sono stati posti i primi passi da compiere, la gestione di amministrazione e rapporti con i consumatori, il cambiamento nella disposizione delle date e l’obbligatorietà di firma digitale, e la regolamentazione dei rapporti con i clienti esteri.

Ti sei mai chiesto quanto risparmierai con la Fatturazione Elettronica? Leggi i vantaggi!

Ci rimane da affrontare solo un aspetto: quali sono gli oggettivi vantaggi di questo tipo di fatturazione? Anche se i grandi cambiamenti gestionali portati da questo nuovo meccanismo possono farti pensare che non ce ne siano, ti garantisco che non è così!

Proseguendo con la lettura scoprirai quali sono i punti di forza di questa nuova pratica e quali i benefici che può portare a te e alla tua azienda.

Fatturazione elettronica: tra digitalizzazione e risparmio

Siamo ormai vicini: a partire da gennaio 2019 la Fatturazione Elettronica diventerà una realtà oggettiva non solo per quanto riguarda i rapporti con la Pubblica Amministrazione (scanditi dall’ormai nota FatturaPA), ma anche per quanto riguarda i rapporti tra privati titolari di partita IVA.

Tanto vale dunque coglierne gli aspetti positivi e focalizzarsi su quelli che sono i vantaggi di questa nuova modalità di emissione dei documenti contabili.

Oltre alle conseguenze positive riguardanti il funzionamento complessivo della burocrazia e della gestione dei controlli fiscali (ne sono alcuni esempi il più semplice monitoraggio della Spesa Pubblica, il contenimento dell’evasione fiscale e la crescita digitale del Paese, soprattutto nella cultura di piccole imprese e privati), facilmente intuibili se si pensa a un sistema automatizzato e digitalizzato, la Fatturazione Elettronica risulta conveniente anche per le aziende e le imprese stesse. I vantaggi di questa pratica si riscontrano soprattutto dal punto di vista del risparmio economico legato al processo di realizzazione e di emissione della notula.

Per comprendere meglio di cosa si tratti nello specifico, è necessario fare una riflessione: i costi principali di un sistema di fatturazione tradizionale, sono dovuti sostanzialmente al consumo di carta e alla retribuzione della manodopera relativa a:

• Stampa e imbustamento del cartaceo;
• Interazione col cliente (La fattura è giunta a destinazione? È stata presa in consegna dal sistema? Quando verrà effettuato il pagamento?);
• Gestione e manutenzione degli archivi preposti alla conservazione dei documenti fiscali;

È quindi facilmente deducibile come l’eliminazione della carta costituisca un notevole vantaggio economico per organizzazioni e imprese caratterizzate da una grande emissione annua di fatture: per aziende che superano le 3000 fatture annue, si stima una riduzione dei costi da €7,50 a €11,50/fattura.

Ma non tutti gli esercizi riescono a produrre una tale mole di fatturato… Cosa accade dunque per le piccole e medie imprese? Anche se meno immediato, la Fatturazione Elettronica risulta mediamente conveniente anche per realtà ridotte. Per verificarne i vantaggi in termini economici, infatti, è sufficiente analizzare sommariamente e confrontare le spese comportate da Fatturazione Elettronica e da quella tradizionale, come illustrato nei paragrafi successivi.

I vantaggi portati dalla Fatturazione Elettronica riguardano sostanzialmente il risparmio economico legato alla diminuzione della manodopera impiegata nella stampa e nell’imbustamento del cartaceo, nelle interazioni con i clienti in relazione ai pagamenti e nella gestione degli archivi. Per aziende che emettono più di 3.000 fatture annue, si stima un risparmio da €7,50 a €11,50 per fattura.

Fatturazione Attiva Tradizionale: quanto costa al tuo business?

Ti sei mai chiesto quali siano le spese derivanti dai processi di emissione di una fattura tradizionale?

Quella della fatturazione cartacea è una pratica così radicata nella realtà lavorativa di qualsiasi azienda, che spesso ce ne sfugge l’effettivo peso a livello economico. Come già spiegato nel paragrafo precedente, ogni singola fattura cartacea ha un costo legato al consumo di carta e alla retribuzione della manodopera coinvolta nelle operazioni di realizzazione, consegna e archiviazione della stessa.

In riferimento alla sola fatturazione attiva, ovvero quella “in uscita” a cui sono soggetti i clienti dell’azienda, (trascurando la parte di interazione con la clientela e di archiviazione dei documenti cartacei) i costi di composizione, stampa e consegna della fattura stessa variano in base ad alcune scelte specifiche.

Si possono individuare tre modalità di emissione e spedizione:

• Fatturazione cartacea e spedizione via posta ordinaria (cartacea): si tratta del processo più dispendioso, infatti i costi per singola fattura vanno da €2,90 a €3,70;
• Fatturazione cartacea e consegna a mano: secondo posto sul podio per questa modalità. I costi variano da €2,60 a €3,50 per ciascuna fattura;
• Fattura digitale inviata tramite PEC o come allegato per mezzo e-mail: si tratta sicuramente della soluzione meno dispendiosa, con spese collocate tra €1,80 e €2,40 per singola fattura;

Appare dunque evidente come un processo così standardizzato quale la fatturazione attiva cartacea, abbia in realtà un’influenza non trascurabile sulle spese che deve sostenere il tuo business. Quanto cambierà la situazione con l’avvento della Fatturazione Elettronica?

La fatturazione attiva tradizionale comporta una spesa non trascurabile per il tuo business: a seconda della modalità di emissione e di spedizione scelta, la stima del costo di ogni singola fattura parte da €1,80 fino ad arrivare addirittura a €3,70.

Fatturazione Elettronica: costi relativi alle nuove logiche di gestione

Con l’introduzione della Fatturazione Elettronica, alle tre possibilità illustrate nel paragrafo dedicato alla fatturazione attiva tradizionale, ne subentrano altre tre. La digitalizzazione implicita nel processo infatti, determina un sostanziale ripensamento dei meccanismi di gestione delle modalità di emissione e consegna della fattura.

Vediamo dunque quali sono le differenze in termini di costi a seconda della modalità di emissione scelta:

• Upload sul Web del documento o del pacchetto di documenti, a seguito del quale si genera il file XML della Fattura Elettronica: il costo diretto per il fornitore di un processo di questo tipo va da €0,90 a €1,20 per ciascuna fattura;
• Inserimento dei dati (Data Entry) direttamente sul form Web: il costo stimato va da €1,30 a €1,70;
• Generazione dell’XML della Fattura Elettronica direttamente da gestionale e successivo invio al SDI (Sistema di Interscambio) tramite PEC: questa operazione ha un costo variabile da €1,40 a €1,80 per fattura;

Confrontando questi dati con quelli del paragrafo precedente, è facilmente riscontrabile che la Fatturazione Elettronica porta con sé dei costi fissi molto inferiori rispetto a quella cartacea: considerando i picchi più alti di ciascuna delle due modalità, si arriva a un risparmio del 50%.

Anche i costi della Fatturazione Elettronica variano in base alla modalità di esecuzione scelta: risulta però indubbiamente vantaggiosa dal punto di vista economico, portando a un risparmio di poco inferiore al 50% rispetto ai metodi di fatturazione tradizionali.

Conclusioni

In conclusione, possiamo dire che i vantaggi della Fatturazione Elettronica rispetto a quella cartacea riguardano sostanzialmente due ambiti:

• Ambito burocratico-amministrativo: la digitalizzazione e l’automazione del processo di fatturazione, consente un più semplice monitoraggio della Spesa Pubblica, il contenimento dell’evasione fiscale e la crescita digitale del Paese, soprattutto nella cultura di piccole imprese e privati. Per quanto riguarda la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione, il risparmio derivante dall’introduzione della Fatturazione Elettronica, a regime (e in una condizione in cui anche i sistemi di gestione si sviluppino di pari passo), viene stimato dell’ordine di 1 miliardo e 500 milioni, di cui 1 miliardo lato PA e 500 milioni lato azienda fornitore.
• Ambito dei costi interni all’azienda: le spese per la retribuzione della manodopera impiegata per emissione, spedizione e archiviazione (che si ricorda essere obbligatoria) della Fattura Elettronica, sono sostanzialmente inferiori rispetto a quelli comportati dalle medesime fasi nella fatturazione cartacea. Con la Fatturazione Elettronica si riscontra un costo fino al 50% inferiore a quello dei processi di fatturazione tradizionali.