Sviluppo del business attraverso la conservazione sostitutiva

“La conservazione sostitutiva è una procedura legale e informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.”

così Wikipedia spiega il concetto di “conservazione sostitutiva”.

Una definizione che chiarisce una tematica nata con l’introduzione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione nº11 del 19 febbraio 2004, che ha sancito la possibilità di archiviare e conservare su supporti ottici i documenti cartacei, attraverso la firma elettronica e le marcature temporali, è possibile anche eliminarli.
Il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, ha introdotto le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, che vanno a delineare in modo chiaro e preciso il processo di conservazione documentale. Questa integrazione ha, di fatto, chiarito questa tematica non ancora chiara dando nuove possibilità allo sviluppo digitale italiano.

Sicurezza e risparmio per le Aziende

L’aspetto interessante è che la conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
Un risparmio di risorse notevole, basti pensare che per buona parte della documentazione viene richiesta dalla legge, una conservazione di 10 anni, e che offre anche la possibilità di velocizzare la ricerca dei documenti a distanza e molto altro.
Le aziende possono sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale (come fatture, ricevute e scontrini fiscali, ddt, modulistica dei pagamenti delle imposte, etc.) che viene “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale. È la firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale, che data in modo certo il documento digitale prodotto.

Una modalità per snellire i processi aziendali e l’archiviazione, che può essere controllata da software tailor made, creati seguendo le peculiarità del proprio business: perché se da una parte la conservazione sostitutiva è una grande opportunità, dall’altra ha delle regole ben precise, delle procedure che devono essere seguite scrupolosamente per garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti.

Anche in questo caso la digitalizzazione diventa una grande opportunità di crescita e sviluppo della propria azienda.