Soprattutto se la tua azienda è appena nata, l’idea di appoggiarsi a un software gestionale gratuito può sembrare vantaggiosa almeno in un primo momento. Sicuramente una scelta di questo tipo implica un risparmio notevole nell’immediato. A volte però bisogna avere una visione di più ampio spettro. Citando la celebre favola di Esopo: vuoi essere una Cicala e pensare all’inverno solo quando si presenterà o essere una Formica e prevedere ciò di cui ci sarà bisogno?

Cicala o Formica, anche per quanto riguarda il programma che accompagnerà la tua attività la scelta si riduce a questo. Un software gestionale gratuito può sì sembrare vantaggioso stando alle condizioni del momento, ma lo sarà se la tua PMI dovesse crescere ed espandersi?

Per rispondere a questa domanda, devi focalizzarti sui quattro (+1) aspetti fondamentali per un buon gestionale:

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1. Certezza di Sicurezza

Può sembrare un titolo ridondante, ma racchiude un concetto da sottolineare: un software gestionale gratuito garantisce una prolungata sicurezza, che tenga conto della continua crescita delle minacce del Web?

Da cosa viene fornita la certezza di una protezione sempre all’avanguardia? Dalla presenza di costanti aggiornamenti. Quando si tratta di garantire la tutela non solo dei dati aziendali, ma di documenti e informazioni private dei tuoi clienti, è bene scegliere una realtà che investa costantemente in ricerca e sviluppo nel settore IT.

2. Universalità

Talvolta a “intasare” il workflow sono delle banalità che generalmente diamo per scontate. Hai mai pensato ad esempio alla perdita di tempo che può determinare il formato di un documento, qualora non sia compatibile con il sistema di chi lo riceve?

Se sei una Cicala, probabilmente no. Se sei una Formica, invece, lo avrai fatto. Con larga probabilità avrai verificato che un software gestionale gratuito spesso si serve di formati proprietari, che richiedono adeguamenti o conversioni per essere accessibili a chi non possiede lo stesso programma.

Se si considera che un’azienda si interfaccia con clienti diversi e che è impossibile pensare che tutti utilizzino lo stesso software, la tua risposta da Formica è presto servita. Inutile investire in ottimizzazione per far sì che la catena di montaggio funzioni e che non ci siano dispersioni, se poi si perdono ore a cercare di aprire un report… no?

3. Facilità di accesso

Ok, non ci sono spese per l’acquisto del software. Ma il programma ti consente di lavorare anche al di fuori delle mura dell’ufficio? Se la risposta è no, fai una riflessione: il risparmio ottenuto dall’uso di un software gestionale gratuito non può essere “reinvestito” in termini di tempo nel controllo delle attività o nella consultazione dei documenti da remoto.

Questo mina alla base la possibilità di multitasking. Sei in fila alla posta e vuoi conoscere lo stato di un nuovo cliente? Devi poterlo fare, senza essere costretto a ripiegare sul feed di Instagram. E devi poterlo fare indistintamente da pc, tablet o mobile.

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4. “Libertà è collaborazione”

La possibilità di lavorare da remoto è ormai assicurata in qualsiasi realtà aziendale, soprattutto se Informatica. È quindi probabile che a un progetto lavorino contemporaneamente personale di reparto e collaboratori esterni. Si prospetta uno scenario in cui interagiscono persone che si trovano in diverse aree geografiche (magari a diversi fusi orari) e utilizzano dispositivi differenti.

Una caratteristica imprescindibile per un buon programma è la facilità con cui consente di organizzare le collaborazioni. C’è bisogno di una soluzione organica con cui gestire diversi account utente, facendo fronte anche ai cambiamenti tra i sistemi operativi. Ricezione, modifica e archiviazione devono essere ottimizzate in modo che più soggetti possano agire in modo attivo.

In questo senso, l’unitarietà ha una certa importanza: una componente estranea al programma, essendo autonoma, determina maggiori costi di manutenzione. Inoltre, fatto da non sottovalutare, potrebbe entrare in conflitto con le altre parti in gioco.

Il tuo software gestionale gratuito ti permette tutto questo senza “extra”?

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5. E… se Spam, No Party

Il corrispettivo aziendale del “keep in touch” che si realizza tramite messaggio WhatsApp per i comuni mortali, è l’invio di e-mail. E-mail interne che consentono la comunicazione tra reparti e collaboratori e e-mail promozionali per convertire i sudati prospects.

In questo caso, penserai, qual è il problema? Nessuno ha mai avuto difficoltà a inviare e-mail. C’è Gmail! Vero, ci sono i domini gratuiti. Così si direbbe una Cicala.

Per fare la Formica però, dovresti pensare: che immagine può dare della mia azienda, l’uso di un servizio gratuito di e-mail? Sicuramente, a causa dei fenomeni sempre più diffusi di phishing o l’invio di minacce malware sotto forma di allegato, l’utente medio potrebbe dubitare della legittimità dell’indirizzo. Questo potrebbe determinare l’eliminazione dell’e-mail a prescindere dal contenuto e quindi la perdita di potenziali clienti.

Un altro aspetto, legato al primo punto, più che la percezione di sicurezza da parte di chi riceve l’e-mail, riguarda la protezione effettiva dalle minacce esterne. Solitamente il service gratuito offre meno funzionalità di sicurezza. Sarebbe invece bene puntare a prevenire data breach, affidandosi a un host che preveda più filtri nei confronti di malware e spam.

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Conclusioni

È vero: un software gestionale gratuito, soprattutto se si è una PMI agli albori, può essere un primo passo. Saresti però pronto a scommettere che sia la soluzione migliore sul lungo periodo?

In fondo è una questione di visione esistenziale: Cicala o Formica? Se pensi al futuro e agli scenari che potranno presentarsi al crescere della tua attività, capirai di avere bisogno di un certo tipo di caratteristiche per quanto riguarda il software.

Le principali vertono sulla sicurezza, facilità di accesso, adattabilità dei documenti e organizzazione del lavoro da remoto. C’è quindi da chiedersi: un software gestionale gratuito può soddisfare queste esigenze senza bisogno di un ulteriore investimento in componenti aggiuntive o personale?

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