Ogni azienda, piccola o grande che sia, al suo interno possiede qualcuno o qualcosa che monitora in modo costante lo stato di avanzamento dei lavori, attraverso abilità o software di project management. In tutte le realtà organizzate è importante saper gestire e ordinare personale e task in maniera coerente, per ricavarne il maggior guadagno con il minor dispendio di budget e risorse.

Alcuni asset fondamentali del project management

L’attività di project management si struttura in una serie di processi ben definiti. Tenendo conto che questa disciplina lavora per raggiungere degli obiettivi, è importante definire dove si vuole arrivare.

• Definizione degli obiettivi: come appena detto, fungono da indicatore e da punto di riferimento per il project manager.
• Valutare le risorse necessarie e quelle disponibili: è importante capire quali sono le risorse che si possiedono e quelle che è necessario acquisire. È fondamentale definire infatti il contesto in cui il progetto agirà.
• Piano d’azione: una volta definiti gli obiettivi e le risorse a disposizione, si procede con l’ideazione della strategia, un piano d’azione che permetterà di raggiungere il risultato prefissato. Già in questa fase è bene sviluppare prototipi per avvicinarsi il più possibile all’obiettivo ed entrare nel vivo del progetto.
• Esecuzione o produzione: una volta decisa la strategia e il metodo con il quale operare bisogna azionare i meccanismi pianificati seguendo le direttive decise in precedenza. In questa fase è importante mantenere le varie parti operative coerentemente collegate, per farle lavorare all’unisono.
• Controllo periodico del lavoro: fissare dei punti di controllo nella propria tabella di marcia è utile a capire se si sta percorrendo la strada giusta o se invece è il caso di cambiare direzione.
• Valutazione del risultato: una volta raggiunto l’obiettivo è necessario verificarne la qualità e avere dei feedback sul metodo utilizzato, in ottica di un continuo miglioramento.

Non sempre però va tutto così bene, è raro che il processo si sviluppi in maniera lineare senza intoppi. Una “skill” importante, che ogni project manager dovrebbe avere, è sicuramente quella del problem solving. I momenti di crisi sono sempre dietro l’angolo e saperli gestire con rapidità e consapevolezza, in certi casi fa davvero la differenza.

KPI: monitorare in maniera efficace il processo di project management

Esistono molti strumenti e software che possono aiutare il project manager, dal punto di vista tecnico nella gestione dei tempi e delle risorse, e dal punto di vista pratico nell’utilizzo di metodi e strategie particolari. Tra questi sono da citare senza dubbio i KPI (key performance indicators), strumenti che consentono di monitorare i progressi e l’andamento di alcune attività. I KPI, in definitiva, valutano tutte quelle azioni che si compiono con l’obiettivo di raggiungere il risultato prefissatosi.

Come diventano efficaci i KPI?

Affinché i KPI siano efficaci, questi devono essere rilevanti e significativi nei confronti degli obiettivi, quantificabili, quindi misurabili, e infine devono essere continuativi, cioè posizionati all’interno di una linea temporale in maniera strategica rispetto alle azioni da compiere.

Altre caratteristiche importanti del project management

La chiave del progetto stesso, e quindi del processo di projcet management, è la flessibilità. Essendo una disciplina che si scontra con moltissime variabili da monitore e gestire all’unisono, deve anche essere in grado di adattarsi rapidamente e facilmente ai cambiamenti che può presentare il contesto in cui operiamo. E’ necessario saper  padroneggiare gli strumenti a propria disposizione: in particolare le nuove tecnologie che possono rappresentare un grande aiuto in questo tipo di attività, facendo la differenza sul risultato finale.