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L'essere umano è sentimentale, finisce per affezionarsi anche alla tecnologia. Se un software gestionale ti accompagna e ti è fedele da tanti anni, potrebbe essere giunto il momento di cambiarlo nonostante sia ancora funzionante. Ecco tre spunti di riflessione per capire se sia il tuo caso!
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Il fatto che uno strumento tecnologico sia ancora funzionante, non è di per sé un motivo sufficiente per continuare ad utilizzarlo.
Probabilmente, se immaginassimo di riaccendere il Nokia 3310 ci accorgeremmo che funziona ancora.
A seguito di un’evoluzione tecnologica ventennale è finito in fondo a un cassetto della scrivania, ma è ancora in grado di fare telefonate. Peccato che per assaporare questo vintage-mobile perderemmo la possibilità di controllare le e-mail, di comunicare in tempo reale senza andare in banca rotta. O semplicemente di inviare istantaneamente una foto che testimonia uno dei tanti momenti topici vissuti durante la giornata.
Lo stesso discorso vale per hardware e software nell’ambito lavorativo.
Sarebbe impensabile installare alcuni dei programmi oggi utilizzati dalle aziende su pc di 7 anni fa.
L’uso di sistemi operativi obsoleti limita le possibilità di azione e mina la sicurezza dei dati e delle reti. E così, anche utilizzare un software gestionale datato può avere ripercussioni negative sull’intero apparato produttivo e distributivo.
L’età è un concetto relativo, come ci insegna chi, generalmente, una certa età l’ha superata. Quindi, come stabilire se un software gestionale è attempato?
Di seguito, tre spunti interessanti:
Un software gestionale deve essere in primo luogo ben strutturato tecnicamente. Come però è già stato fatto presente nell’introduzione, il funzionamento materiale di uno strumento non è tutto.
Ciò che in realtà è fondamentale sono le possibilità che offre nel concreto.
Un risparmio nei confronti di un programma limitato nelle funzionalità, per quanto affidabile dal punto di vista tecnico, può sembrare vantaggioso nell’immediato, ma si rivela oneroso nel lungo periodo.
Un software gestionale che limiti le possibilità di azione, ad esempio un M.R.P. che non consenta l’intervento diretto nei flussi di lavoro, può risultare addirittura dannoso per i processi produttivi.
Investire in un buon gestionale, un applicativo di nuova generazione che consenta il continuo aggiornamento delle funzionalità e delle opportunità, porterà a un risparmio nei tempi di gestione e produzione. Un’ottimizzazione dei processi, quindi, che determinerà un’ammortizzazione dell’investimento effettuato inizialmente.
Un software gestionale datato può forse essere più economico, ma non rappresenta un buon investimento nel lungo periodo. Il risparmio nei tempi di gestione e produzione che si ha adottandone uno all’avanguardia, giustifica un investimento più impegnativo.
Un altro segnale, indice dell’età che avanza per un software gestionale, è una struttura non modulare.
Perché è così importante? La modularità consente di tarare il programma, che chiaramente ha una forma base standardizzata, in base alle esigenze del proprio business. Con l’utilizzo diviene più chiaro quali sono le aree che rivestono maggiore importanza per il nostro caso specifico: poterle integrare e migliorare offre non solo un vantaggio pratico, ma anche economico.
È come se aggiornassimo continuamente il software gestionale dell’azienda adottandone uno nuovo. La differenza sta nel fatto che di fronte a un programma di ultima generazione preconfezionato, si deve accettare il compromesso di far proprie anche funzionalità a cui non si è realmente interessati. In questo caso invece, ci si può concentrare solo su ciò che farà materialmente la differenza per la propria impresa.
Inoltre, sfruttando un gestionale di tipo “Modulare”, i costi di formazione sono ridotti. Riuscirai a istruire le tue risorse nell’utilizzo del software in modo più semplice, e mirato per le solo nozioni realmente importanti.
Infine, in caso di turnover, apprendere l’utilizzo di un software più recente, diventa più semplice perché basato su regole e procedimenti più comuni e sfruttati anche da applicazioni e programmi che utilizziamo quotidianamente, indipendentemente dall’ambito lavorativo.
La struttura modulare, tipica dei software gestionali moderni, offre notevoli vantaggi. Permette infatti di “costruire” il programma tassellino su tassellino, in base alle esigenze del proprio business e di avere costi di formazione ridotti.
La nuova frontiera dell’informatica è on cloud.
Così, anche i moderni software gestionali si sono trasferiti e hanno piantato la propria tenda “sulla nuvola” del Web.
Interagire con un programma così strutturato è semplice e vantaggioso: tutti i dati sono accessibili e sempre disponibili. Anche in presenza di più funzionalità, non è necessario andare a installare diversi applicativi. Tutto è caricato online.
La forma “in cloud” si presta ovviamente a una certa trasversalità, alla comunicabilità tra settori e moduli. Una perfetta sincronizzazione delle informazioni e dei dispositivi.
Non solo: adottare soluzioni gestionali in cloud, permette un risparmio del 70% in termini di manutenzione: infatti, attraverso questa soluzione, puoi:
Il software gestionale moderno è migrato su cloud: possibilità di interazione tra vari applicativi, sincronizzazione di dati e dispositivi sono alcuni degli imperdibili vantaggi.
Come tutto quando si parla di tecnologia, anche un software gestionale deve stare al passo con i tempi. L’uso di un programma inadeguato può portare ripercussioni importanti dal punto di vista produttivo e amministrativo. Si possono fare scelte sbagliate che vanno a minare l’efficienza complessiva del nostro business.
Come accorgersi dunque se si ha a che fare con un software gestionale vetusto? L’effetto vintage potrebbe aver colpito anche la tua azienda senza che ve ne siate resi conto. Tre utili spunti di riflessione che possono aiutare a capire se è il momento di cambiare applicativo sono:
Un software gestionale attuale possiede tutti questi aspetti, fondamentali per avere una base di analisi solida ed efficace.
È uno dei rari casi in cui a contare è l’età effettiva e non “quella che si dimostra”.
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