Strutturare il budgeting, per un’azienda, significa definire la quantità di risorse monetarie e di tempo nei confronti di un determinato progetto. Può sembrare un’azione ovvia e scontata, ma in realtà è un’operazione che deve essere curata nel dettaglio per evitare di deludere le previsioni trovandosi quindi in situazioni spiacevoli.

Prima di ogni attività prevista è fondamentale scendere nel dettaglio del lavoro da svolgere, in modo da avere una panoramica precisa delle risorse necessarie a raggiungere gli obiettivi prefissati. Così facendo, il budgeting consente di avere anche una visione realistica delle modifiche da apportare alle proprie azioni, sia in fase di avvio sia in quella di svolgimento.

Cosa definisce il budget?

La definizione del budget può essere fatta secondo due variabili principali:

• Basandosi su progetti già svolti: se si sono già affrontati lavori simili si possono confrontare le specifiche apportando delle modifiche dove necessario. I dati dei progetti passati devono essere per questo catalogati, in modo da semplificare il processo di budgeting nel caso in cui si presentassero progetti analoghi.
• Facendo delle analisi per progetti nuovi: in questo caso serve effettuare delle analisi più dettagliate delle attività da svolgere. Sarà necessaria una pre-pianificazione della gestione del progetto per poter fare delle stime accurate delle risorse e del tempo.

Costruire un budget per progetti nuovi o importanti non è assolutamente facile, e tutt’ora non ci sono metodi prestabiliti o fissi per definirlo. Per agevolare la cosa è bene che tutti i componenti dell’azienda abbiano una visione complessiva del progetto, delle attività e degli aspetti finanziari.

Pianificazione del budget: cosa tener conto

Come in molte altre occasioni anche per l’attività di budgeting, l’esperienza gioca un ruolo importante. Un’azienda che vanta anni di operato nel campo e quindi svariati progetti alle spalle saprà gestire in modo snello questa attività, forte delle problematiche già incontrate in precedenza come:

• Individuazione delle attività “core” che possono costituire la parte più gravosa in termini di impiego di risorse;
• Definizione dei flussi di uscita e di entrata che sussistono durante lo svolgimento del progetto, in modo da mantenere un equilibrio tra le due varianti;
• Individuazione e previsione dei rischi, calcolando quindi un budget per le “emergenze”, nel caso andasse storto qualcosa o nel caso in cui fattori esterni facciano da ostacolo;
• Gestione e monitoraggio costante delle risorse coinvolte nel progetto per verificarne i risultati e il rendimento, nel caso quindi attivare delle contromisure;
• Comunicazione tra i team di lavoro nel caso in cui ci fossero azioni che si discostano dal budgeting iniziale.

Ostacoli del budgeting

Come dicevamo non sempre è possibile stimare con esattezza un budget per i nostri progetti: ci sono infatti situazioni che già per loro natura risultano difficili da analizzare o prevedere (ne sono l’esempio i progetti di ricerca e sviluppo). Cambiamenti continui del panorama in cui si opera costringono molto spesso a revisionare il budget in funzione delle nuove varianti entrate in gioco.

La gestione del budget deve quindi poter garantire margini di flessibilità, in poche parole una grande capacità di adattamento alle diverse situazioni. Per contenere i rischi e limitare i possibili danni finanziari è necessario che l’operazione di budgeting sia sostenuta da un buon apparato di controllo e monitoraggio delle criticità.

In quest’ottica di miglioramento e di adattamento esistono strumenti su misura per ogni azienda come software dedicati per il monitoraggio organizzativo e amministrativo, la gestione dei clienti o del magazzino: l’importante è capire come migliorarsi costantemente e quali sono i tool che meglio di adattano alle esigenza della tua organizzazione aziendale.